Forretningsorden og ansvarsbeskrivelse

1. Konstituering

Formand, næstformand, sekretær og kasser vælges på generalforsamlingen. Øvrige udvalg konstituerer sig på først kommende bestyrelsesmøde herefter.

2. Bestyrelsesmøder

Der afholdes normal 10 møder årligt, samt ekstraordinære ved behov.
Formanden indkalder til møde med dagsorden. Datoen fastsættes på bestyrelsesmødet.
Såfremt der er indkommet materiale til brug for behandling af enkeltsager, fremsendes disse med dagsorden.

Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte ønsker til behandling af den samlede bestyrelse.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når 2/3 medlemmer er tilstede, dog skal formand eller kasser være repræsenteret.

Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpel afstemning, ved stemmelighed er formandens stemme afgørende – i denne forfald næstformandens.
I ekstraordinære tilfælde kan bestyrelsen træffe beslutninger, skrifteligt, telefonisk eller via e-mail.

En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende efterleves loyalt af alle bestyrelsesmedlemmer.

Medlemmer, pensionærer, elevryttere og andre som ønsker at fremsætte emner til behandling af Rideklub Stald Hesselbjerge’s bestyrelses, skal fremsende dette til klubbens mailadresse. rideklubstaldhesselberge@gmail.com

Har et medlem forfald, skal formanden have meddelelse herom.

3. Dagsorden

Dagsordenen for bestyrelsesmøder har følgende faste punkter.

• Godkendelse af dagsorden.
• Økonomi
• Orientering fra formanden
• Orientering fra udvalg
• Kommende opgaver i klubben

4. Afholdelse af møderne
Møderne afholdes som oftest i rytterstuen på Rideklub Stald Hesselbjerge.
Møderne kan ved særlige lejligheder afholdes under private former.

5. Referater
Sekretæren tager under mødet referat af forhandlinger/diskussioner. Referatet gennemgås på mødet, og sendes herefter til det enkelte medlem på mail til godkendelse.
Referatet lægges ud på hjemmesiden, hvor medlemmer kan læse, hvorledes de enkelte emner er blevet behandlet.

Formanden/næstformanden eller den samlede bestyrelse kommunikerer beslutninger ud til de medlemmer der har ønsket et emne behandlet.
Ligeledes kommunikerer formanden ud til alle medlemmer på de sociale medier, samt klubbens hjemmeside, hvad der foregår i deres klub.

Hvis et medlem af bestyrelsen ikke er enig i en beslutning, kan denne ønske dette ført til protokols.

6. Daglig ledelse

Forretningsudvalget forestår sammen med den ansatte daglige leder i klubben, den daglige ledelse af Rideklub Stald Hesselbjerge.

7. Habilitet

Ethvert bestyrelsesmedlem skal ved nyvalg gøre bestyrelsen opmærksom på, hvilke øvrige bestyrelsesposter denne måtte beklæde. Samt om der skulle være andre forhold der vil kunne have indflydelse på den pågældendes habilitet i bestyrelsen.

8. Regnskaber

Kasserens funktion består af udfærdigelse af likviditetsbudget, klubbens budget og opfølgning af dette sammen med formanden, samt klubbens daglige leder. Dette gøres som en løbende proces og er altid fast punkt på dagsordenen.

Af administrative opgaver foretages dette en gang ugentligt af den til enhver tid ansatte administrative medarbejder, der forestår løbende opfølgning på klubmodul, fakturering, betaling af klubbens omkostninger i forhold til driften.

Rideklub Stald Hesselbjerge’s regnskab fremlægges og gennemgås, hvert år på generalforsamlingen, der også her vælger den af klubben udpegede autoriserede revisor.

Formanden og kasseren er berettiget til at udlevere uden særskilt tilladelse, at udlevere kopier af regnskabsmateriale, herunder det reviderede regnskab til offentlige instanser, Vejle kommune, samt klubbens bankforbindelse.